Asigurarea evidentei nominale a asiguratilor si a obligatiilor de plata catre bugetul asigurarilor sociale de stat se realizeaza pe baza Declaratiei privind evidenta nominala a asiguratilor si a obligatiilor de plata catre bugetul asigurarilor sociale de stat. (anexa 1.1. si anexa 1.2.)
     Potrivit legii, Declaratia nominala se depune lunar, la data stabilita de casa teritoriala de pensii in a carei raza isi are sediul angajatorul, dar nu mai tarziu de data de 25 a lunii urmatoare celei pentru care se datoreaza contributia de asigurari sociale. 
     Angajatorii au obligatia de a depune Declaratia nominala pe suport magnetic (program pentru angajatori), insotit de suport pe hartie, indiferent de numarul de asigurati. 
     Nedepunerea la termenele stabilite a declaratiilor nominale constituie, potrivit prevederilor art. 148 din Legea nr. 19/2000, contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 1.500 lei la 5.000 lei, conform art. 149, lit. b din Legea nr. 19/2000. 
     In cazul in care intervin modificari asupra sumelor declarate initial, angajatorul are obligatia de a depune declaratii rectificative, indiferent la ce perioada au aparut aceste modificari.